TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE
EVÄSTESELOSTE
TOIMITUSEHTOJEN TIETOSUOJALIITE

Helle Oy arvostaa asiakkaiden, päämiesten ja sidosryhmien luottamusta. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679), Tietosuojalakia (2018/1050) ja muita henkilötietoihin liittyviä säädöksiä

Tällä sivulla tiivistämme yrityksemme tietosuojakäytännöt. Kerromme mm. millaisia tietoja keräämme, mitä kautta ne saamme ja millaiset oikeudet sinulla on rekisteröitynä. Päivitämme sivua tarpeen tullen, joten tutustu siihen säännöllisesti.

Viimeisin päivitys 18.2.2020 koskee verkkokaupan tietosuojaliitettä.

TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Helle Oy
Rengaskuja 3
21410 Vanhalinna
Y-tunnus: 0690165-1

2. Rekisteriasioista vastaa

Niklas Narvanmaa
info@helle.fi

3. Rekisterin nimi

Helle Oy:n asiakas-, sidosryhmä ja markkinointirekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja tilausten toimittamiseen, sopimusten tekemiseen, asiakas- ja päämiessuhteiden ylläpitoon, markkinointiin ja laillisten velvoitteiden hoitamiseen. Helle Oy varmistaa, että henkilötietojen käsittelylle on olemassa yksi tai useampi asetuksen mukainen oikeusperuste.

5. Rekistereiden muodot

Digitaaliset rekisterit

Suurin osa Helle Oy:n rekistereissä olevista henkilötiedoista on keksitetyssä, pilvipohjaisessa toiminnanohjausjärjestelmässä. Järjestelmän käyttöoikeudet on rajattu useammalle tasolle henkilöstön tehtävien mukaan.

Lisäksi asiakas- ja sidosryhmäviestintään on käytössä pilvipohjainen Outlook, osana Office 365-pakettia.

Manuaaliset rekisterit

Seuraavat Helle Oy:n manuaaliset aineistot sisältävät tai saattavat sisältää henkilötietoja:

  • mapitetut laskut
  • yhteistyösopimukset
  • käyntikortit
  • asiakaslehdet

6. Rekisterissä olevat tiedot

Helle Oy:n henkilötietorekistereissä on asiakkaiden, päämiesten sekä alihankkijoiden tietoja.

Asiakkaista ja päämiehistä Helle Oy kerää seuraavia tietoja:

  • yrityksen nimi
  • yrityksen katuosoite, postinumero ja toimipaikka
  • yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
  • yhteyshenkilön puhelinnumero
  • yhteyshenkilön sähköpostiosoite
  • toisinaan yhteyshenkilön henkilökohtainen matkapuhelinnumero
  • pankki- ja tilitiedot

Kasvihuoneiden rakennusprojekteissa keräämme lisäksi alihankkijoilta (työkortti):

  • henkilötunnus
  • veronumero

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Helle Oy ei kerää henkilötietoja julkisista lähteistä. Saamme asiakkaiden ja muihin sidosryhmiin kuuluvien tiedot pääosin henkilöiltä itseltään tarjouspyyntöjen tai tilausten yhteydessä. Yleisimmin saamme henkilötiedot verkkolomakkeilla, sähköpostitse ja puhelimitse.

Kaikilla helle.fi sivuilla olevilla tarjouspyyntölomakkeilla kerätään seuraavat *pakolliset tiedot:

  • etunimi
  • sukunimi
  • sähköpostiosoite

Kirjautumista vaativa verkkokauppamme kerää Luo tunnus-lomakkeella seuraavat tiedot:

  • sähköpostiosoite
  • salasana
  • etunimi
  • sukunimi
  • lähiosoite
  • postinumero
  • postitoimipaikka
  • puhelin
  • yritys
  • y-tunnus

Verkkokauppaan kirjautuneilta kerätään lisäksi:

  • laitteen IP-osoite tai muu yksilöivä tunnus

Mikäli verkkokauppaan kirjautunut tekee tilauksen ja maksaa sen saman tien, tallentuu tili- ja / tai luottokortin numero Klarna Checkout palvelimelle, tilauksen summa ja tilaushistoria Helle Oy:n pilvipalveluun.

8. Rekistereiden suojausperiaatteet

Manuaalisia aineistoja säilytetään lukituissa kaapeissa, lukituissa ja kulunvalvotuissa tiloissa. Helle Oy:n toimipaikassa on etähälyttävä kiinteistövalvonta.

Digitaaliset rekisterit sijaitsevat palveluntarjoajien kulunvalvotuissa datakeskuksissa. Rekisterit on suojattu asianmukaisin hallinnollisin ja teknisin keinoin. Pääsy rekistereihin on rajattu ja käyttöä valvotaan lokitiedoin.

9. Henkilötietojen säännölliset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjänä Helle Oy luovuttaa henkilötietoja päämiehille, tilitoimistolle ja verottajalle. Omien palvelujen puitteissa Helle Oy ei siirrä rekisterissään olevia henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Palveluntarjoajistamme Google saattaa siirtää verkkosivujen analytiikalla kerättyjä tietoja EU:n ulkopuolelle, etenkin Yhdysvaltoihin Privacy Shield-sopimuksen puitteissa.

10. Henkilötietojen säilytysajat

Helle Oy säilyttää rekistereissään olevia henkilötietoja sen ajan kuin se on sopimusten, palvelujen tuottamisen, laskutuksen, markkinoinnin, kirjanpito- ja työlainsäädännön nojalla tarpeen.

Tarkistamme rekistereitä vähintään kaksi kertaa vuodessa. Virheelliset tiedot korjaamme, vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistamme oma-aloitteisesti ja viivytyksettä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Pääsy henkilötietoihin

Rekisteröitynä sinulla on oikeus saada tietää, käsitteleekö Helle Oy sinua koskevia henkilötietoja, millaisia tietoja ja mikä on asetuksen mukainen peruste henkilötietojesi käsittelylle. Voit tarkistaa tietojasi maksutta kerran vuodessa pyytämällä meiltä rekisteriotteen.

Lisäksi sinulla on rekisteröitynä oikeus

  • pyytää omien tietojesi korjaamista / oikaisua
  • rajoittaa tietojesi käyttöä esim. suoramarkkinointiin
  • siirtää tietosi järjestelmästä (yrityksestä) toiseen
  • vaatia tietojen poistamista esim. yhteistyön tai sopimuksen päätyttyä
  • oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille.

Teethän pyynnöt kirjallisesti. Yhteystiedot löydät kohdista 1 ja 2. Mainitse korjauspyynnön yhteydessä aiemmat tietosi ja miltä osin ne ovat muuttuneet. Vastaamme pyyntöön lain edellyttämän 30 päivän kuluessa.

Jos jokin jäi epäselväksi tai sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystämme, ole yhteydessä Helle Oy:n rekisteristä vastaavaan henkilöön. Erityisen painavista syistä sinulla on oikeus kääntyä Tietosuojavaltuutetun puoleen. Pyydämme, että olet aina ensin yhteydessä meihin asian selvittämiseksi.

EVÄSTESELOSTE

Evästeet ovat pieniä tekstimuotoisia tiedostoja, jotka palvelin luo ja tallentaa laitteellesi, kun tulet helle.fi sivuille. Evästeet tunnistavat laitetyypin ja mitä selainta käytät. Tiedot palautuvat palvelimelle ja auttavat mukauttamaan sivustomme laitteellesi sopivaksi. Evästeitä tarvitaan, jotta selailu olisi mahdollisimman sujuva.

hellei.fi sivusto / verkkokauppa hyödyntää evästeitä, joita tarvitaan palvelumme toiminnan takaamiseen. Osa evästeistä on väliaikaisia, osa pysyviä. Väliaikaiset evästeet tallentuvat laitteellesi istunnon ajaksi, ja poistuvat kun suljet selaimesi. Pysyvät evästeet tallentuvat siihen asti, kunnes poistat ne selaimesi välimuistista.

helle.fi käyttämät evästetyypit

Välttämättömät evästeet ovat välttämättömiä, jotta voit käyttää kaikkia helle.fi sivuston ominaisuuksia.

Välttämättömät evästeet vastaavat sivuston mukautumisesta laitteellesi eivätkä kerää kävijöistä yksityiskohtaisia tietoja.

Google Analyticsin asentamat suorituskykyä mittaavat evästeet keräävät tietoja mm. siitä, mitä kautta sivuillemme tullaan, millä sivuilla vieraillaan, milloin ja miten pitkään. Tämäkin on pääosin anonyymiä, tilastollista tietoa, joka auttaa sivustomme kehittämisessä.

Toiminnalliset evästeet jäävät laitteellesi ja muistavat aiemman vierailusi, ellet tyhjennä selaimesi välimuistia. Toiminnalliset evästeet tunnistavat laitteesi, kun palaat sivuillemme ja nopeuttavat asiointia, esim. kirjautuessasi verkkokauppaan.

Palvelut, joiden evästeitä tarvitaan

Googlen lisäksi helle.fi verkkokaupan toimivuus vaatii MyCashflow ja Klarna Checkout evästeitä. Näiden tahojen evästeet tallentuvat vain verkkokauppaan kirjautuneille laitteille. Emme hyödynnä kummankaan palveluntarjoajien evästeitä markkinointi- tai muuhun tarkoitukseen emmekä vastaa niiden eväste- tai tietosuojakäytännöistä. Verkkokaupan (MyCashflow) toimivuus vaatii myös Javascriptin sallimisen. Jos selaimessasi on Javascriptin esto, kytke se päälle verkkokaupassa asioinnin ajaksi.

Lisäksi Google Analytics kerää sivuilla vierailevien laitteista mm. IP-osoitteen tai muun laitetunnisteen, joka lasketaan henkilötiedoksi. Laitetunniste tallentuu Googlen palvelimelle, joka voi sijaita muussa EU-maassa tai Yhdysvalloissa.

Evästeiden hallinta

helle.fi sivusto ja verkkokauppa eivät käytä evästeitä sivuilla vierailevien tai verkkokauppaan kirjautuneiden profilointiin. Voit itse päättää selaimesi asetuksista, millaisten evästeiden asentamisen sallit. Huomaathan, että edellä lueteltujen tahojen evästeiden estäminen voi vaikuttaa selailuun. Evästeiden estäminen voi estää myös osa toiminnallisuuksista.

Suosittelemme, että sallit edellä lueteltujen tahojen evästeet verkkokaupassa asioidessasi ja poistat ne istunnon päätyttyä. Käyttämällä ”yksityinen selaus” -tilaa voit automatisoida evästeiden poistamisen. Yksityinen selaus ei tee vierailustasi täysin anonyymia. Se kuitenkin takaa, että kaikki laitteellesi asennetut evästeet poistuvat, kun suljet selausikkunan tai välilehden.

Suomenkielinen opas evästeiden hallintaan löytyy täältä. Ohjeet Google Analyticsin evästeiden hallintaan löydät täältä.

TOIMITSEHTOJEN TIETOSUOJALIITE

 

Yleistä

Tuotteiden myynnissä, toimituksessa ja laskutuksessa Helle Oy hyödyntää useita palveluntarjoajia. Nämä palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä Helle Oy:n lukuun, ja vain kirjallisesti sovittujen ehtojen mukaan.

Verkkokauppaan liittyvät käsittelijät

helle.fi verkkokauppa on toteutettu suomalaisen MyCashflow- verkkokaupparatkaisulla, johon on integroitu Klarna Checkout maksupalvelu. Näiden palveluntarjoajien avulla Helle Oy hallinnoi verkkokauppaan kirjautumista, tilauksia ja palautuksia.

Muut käsittelijät

Lisäksi tilausten käsittelyyn, toimittamiseen ja toimituksen saapumisesta ilmoittamiseen tarvitaan tai saatetaan tarvita seuraavia palveluntarjoajia:

Visma
Microsoft
Lounea
Telia

Käsittelijöiden velvollisuudet

Nämä tahot noudattavat tietosuoja-asetuksen artiklan 32 mukaisia hallinnollisia, teknisiä ja fyysisiä turvatoimia kaikessa, mikä liittyy Helle Oy:n rekistereissä olevien henkilötietojen tallentamiseen, säilyttämiseen, hakemiseen tai muunlaiseen käsittelyyn. Palveluntarjoajat ovat antaneet selonteon vastuistaan henkilötietojen käsittelijöinä ja varmistavat Helle Oy:lle laadukkaat ja tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaiset ratkaisut.

Käsitellessä henkilötietoja Helle Oy:n lukuun palveluntarjoajat ovat velvollisia auttamaan Helle Oy:tä tietosuoja-asetuksen mukaisten rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa. Tämä koskee Helle Oy:n rekisterissä olevien henkilöiden oikeutta korjata tietoja, kieltää tietojen käsittely tiettyyn tarkoitukseen, oikeutta poistaa tiedot tai siirtää ne toiseen järjestelmään.

Palveluntarjoajasta johtuvassa ongelmatilanteessa käsittelijät ovat sitoutuneet tarjoamaan Helle Oy:lle tietosuojaa koskevan kirjallisen vaikutustenarvioinnin, tarvittaessa auttamaan rekisteröityjen informoinnissa.

Verkkokaupassa asioivan velvollisuudet

Haluamme tarjota turvallisen verkkoympäristön tilausten tekemiseen. Ennen kuin kirjaudut verkkokauppaan, varmistathan laitteittesi ja verkkoyhteyksiesi tietoturvan. Mikäli kirjautumisessa ilmenee ongelmia tai huomaat verkkokaupan toiminnallisuuksissa poikkeamia, ilmoita asiasta Helle Oy:lle puh.020 7402400 tai info@helle.fi